Por qué la Gestión del Conocimiento dentro de las empresas

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Introducción.

Con los años, las organizaciones van acumulando experiencias positivas y otras que les han permitido mejorar.  Las mejoras a su vez, han atraído a nuevos clientes, disminuido  algunos costos, mantenerse en el mercado, entre otros.  Sin embargo, también hemos visto que los “problemas” en algunos casos son recurrentes o forman parte de un ciclo.

Esto quiere decir que, luego de algún tiempo, los problemas nuevamente aparecen.  lo anterior puede deberse a varios factores.  Uno de ellos se encuentra en la rotación del recurso humano y con las características de las nuevas generaciones aumentará.

Bases para el aprendizaje organizacional.

Me parece muy importante y acertado, que en la nueva versión de la norma ISO9001:2015 considere la gestión de conocimiento.  El enfoque de la norma es que debemos:

  1. Determinar qué debemos conocer de los procesos, productos y servicios. En mi experiencia realizando mapas de procesos en empresas, este es un punto en donde, todas las acciones que se realizan debieran fluir fácilmente, pero no es así.  Generalmente, hay cuestionamientos como: por qué lo estamos haciendo así?, o, quién dijo que se hiciera de esta manera?.  Con las especificaciones de algunos productos, pero más en servicios, no esta claro para los responsables los requisitos de los mismos, o bien, no conocen el impacto o sinergia con otras actividades.
  2. Disponibilidad del conocimiento para todo el equipo de trabajo.  Generalmente siempre hay una persona que se encarga de proporcionar este conocimiento al personal de nuevo ingreso.  En algunos casos, las malas practicas forman parte de esta transferencia de conocimientos.  En otros casos, se han desarrollado manuales de operación que lamentablemente o no están disponibles, o ya están desactualizados.
  3. Consideraciones al realizar cambios o actualizaciones.  Las organizaciones funcionan como un sistema, una parte depende de otra y así sucesivamente para producir resultados.  Las actualizaciones en alguna parte sin duda, tendrán impactos en el resultado final.  Por ello es necesario, considerar y analizar los cambios como parte de un todo.
Cómo será el aprendizaje en la organizaciones?

Considero que la estructuración  de otros mecanismos complementarios a la manualización permitirá a las empresas gestionar conocimiento.  Hay varios mecanismos pero voy a proponer tres.

  1. Sistematizar la evolución del negocio.  Este es un narrativo, en video o escrito, de la forma en que ha cambiado el negocio, presentando los aciertos y desaciertos cronologicamente.  Los impactos de los aprendizajes para la organización, para sus productos y servicios y para los clientes.
  2. Estudios de caso.  Será una herramienta que facilitará que los nuevos integrantes de la organización reflexionen sobre algunas experiencias concretas, pudiendo ser orientadas a productos/servicios, segmentos de clientes, procesos, departamentos, entre otros.  Estas reflexiones deben incidir en la manera de innovar ante los diferentes retos actuales y futuros.
  3. Construcción de un portal electrónico interno. El portal debiera contar con un blog, en el cual, cada área realiza aportes -experiencias-, con una frecuencia mensual como mínimo y lo más importante, debe ser leído, analizado y comprendido por la organización.  Esto permitirá compartir los nuevos conocimientos y retos superados.

Independientemente del método utilizado, las empresas tendrán siempre una forma de compartir las experiencias pasadas, aprendizajes de ciertas acciones y hacer más eficiente los procesos de conocimiento al personal y socios del negocio.

Cuál consideras más viable para tu organización?