Auditoría de un programa o proyecto

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Introducción.

Actualmente se desarrollan y ejecutan diferentes proyectos y programas en organizaciones publicas, privadas, con y sin fines de lucro.  De igual manera, cada uno ellos busca lograr impactos específicos en áreas económicas, sociales, ambientales, empresariales, entre otros.  El desafío es: evaluar el avance en los resultados alcanzados pero también la revisión o auditoría de la forma en la ejecución del proyecto.

De manera general sabemos que una auditoría es un examen crítico y sistemático que realiza alguien de manera independiente a fin de emitir un dictamen competente.  Aquí es donde inicia la importancia en la estructura del programa y proyecto por las razones siguientes:

  • Si el programa o proyecto es descrito de manera general, de igual manera serán los mecanismos para su evaluación.
  • Mecanismos que proporcionen registros o evidencia de las actividades críticas que serán desarrolladas.
  • Describir claramente a los responsables de los diferentes componentes y subcomponentes del mismo.

Una propuesta…

Algunas vez hemos querido desarrollar una auditoría a un programa o proyecto?, Cómo lo hemos desarrollado?, Hemos utilizado alguna metodología?.  Una propuesta es la utilización de la norma ISO19011.  Esta norma nos proporciona una guía completa que se necesita para realizar auditorías.

Esta norma ha sido utilizada para auditar diferentes sistemas de gestión.  Algunas son: la ISO9001 y la ISO14000.  La guía comprende tres áreas que se describen a continuación:

  1. Generalidades de la auditoría.  Contiene los principios de la auditoria sobre la conducta ética del auditor.  Por ejemplo: confianza, integridad, confidencialidad, discreción, independencia y resultados basados en evidencias.  Así mismo, cómo gestionar un programa de auditorias y cómo realizar los planes de cada una de las auditorías.
  2. Proceso de la auditoría.  Abarca las actividades siguientes: designación de los auditores, determinar el alcance de la auditoria, la definición de los objetivos, los criterios que serán utilizados, el contacto con el auditado, revisión del programa y proyecto, preparación de los instrumentos a utilizar por el auditor (que incluyen cuestionarios, listas de verificación, entre otros), realización de la reunión de apertura  de la auditoría, realización insitu de la auditoria, registro de hallazgos, reunión de cierre, informe y seguimiento a los hallazgos reportados.
  3. Competencias del auditor.  Nos proporciona las características, experiencia laboral, formación como auditor, educación, lenguaje verbal y no verbal utilizado durante el proceso de auditoría, comportamiento y algunas buenas prácticas.

Conclusiones.

Por medio de un programa de auditorías, se puede calendarizar las auditorías de los diferentes programas y proyectos de una organización.  La realización de las auditorías permitirá mejorar las competencias del equipo de auditores pero más allá de ello, proporcionará a los responsables de los diferentes programas o proyectos, insumos para una mejor ejecución y retroalimentación de sus actividades.  Los auditores no necesariamente deben ser auditores de carrera. Son personas de diferentes áreas funcionales  de la organización que se han preparados en la metodología para llevar a cabo esta actividad.

Por ultimo, la auditoría es una herramienta que permite incorporar mejoras a los programas y proyectos. Proporciona insumos importantes para acercarnos a mejores prácticas en el desarrollo de los mismos, contribuyendo con ello, a la construcción de organizaciones más competitivas.